Winkler Prins kiest voor unified communication via Skype for Business

Rust binnen de organisatie

“Wij werken continu aan optimalisatie van onze bedrijfsprocessen, zodat onze 250 medewerkers zo efficiënt mogelijk kunnen werken”, vertelt facilitair manager Frans Warntjes van Winkler Prins. “Daarom willen wij de tools bieden waarmee onze medewerkers hun productiviteit en samenwerking kunnen verbeteren. Prioriteit nummer één was: de receptiefunctie moet top zijn. Met de overstap op Skype for Business willen wij rust brengen in de communicatie binnen onze totale organisatie.”

Keuze voor RSE telecom & ICT

Winkler Prins kent RSE telecom & ICT al vele jaren als leverancier van mobiele telefonie. Nu er behoefte bestond aan een traject met integratie van vast en mobiel, kwam RSE ook in beeld. “In ons strategisch inkoopbeleid spreken wij – bij vergelijkbaar prijsniveau - de voorkeur uit voor regionale partijen”, licht Warntjes toe. “Wij kenden RSE en onze ervaringen waren prima. Daarom hebben wij RSE uitgenodigd voor deze aanbesteding.”

Hogere productiviteit

Met de keuze voor RSE koos Winkler Prins voor Skype for Business. De school kreeg daarbij beschikking over nieuwe functionaliteiten zoals beeldgesprekken, beeldscherm delen en groepsgesprekken. Warntjes: “Non-verbale communicatie geeft gesprekken een onmisbare dimensie. Hierdoor hoeven onze mensen minder vaak fysiek bij elkaar te komen, wat de productiviteit van onze medewerkers een boost kan geven. Ook kunnen wij meer en beter contacten met de buitenwereld onderhouden, bijvoorbeeld in het kader van ons internationaliseringsprogramma.”

Vele functionaliteiten

Skype for Business biedt vele nieuwe functionaliteiten. Zo maakt het de dienstverlening van de afdeling ICT aanzienlijk efficiënter. “De implementatie was zeer weldoordacht, met onder meer een ongewijzigd nummerplan”, zegt Warntjes. “Nu de installatie achter de rug is en de basis staat, is de volgende vraag: hoe nemen we onze medewerkers mee. In samenwerking met RSE en Vodafone hebben we bij de ingebruikname een adoptieprogramma uitgerold met gerichte trainingen en presentaties, zodat onze mensen de mogelijkheden in de loop der tijd goed leren kennen.”

Klanttevredenheid

Met de levering van nieuwe hardware, een volledig nieuw, geïntegreerd communicatieplatform en drie betrokken partijen betrof het een ingrijpend traject. Warntjes: “De samenwerking binnen de driehoeksverhouding RSE-Vodafone-Winkler Prins is soms complex, gezien de taken en verantwoordelijkheden. Maar die samenwerking verloopt goed. We kennen alle betrokkenen persoonlijk en de contacten zijn direct, persoonlijk en laagdrempelig. Wij zijn zeker tevreden.”

‘De receptiefunctie moet top zijn’

Net als op elke school is het in de vroege ochtenduren telefonisch spitsuur op de Winkler Prins. Daarom moeten de telefonistes beschikken over optimale telefoonfunctionaliteiten. Receptionistes Karin Panjer, Cindy Beydorff en Annette Jansen zijn blij met Skype for Business: “Het werkt ontzettend fijn’.

Topdrukte voor telefonistes

Ziektemeldingen, afwezigheid en andere calamiteiten. Het komt op de Winkler Prins allemaal telefonisch binnen in de ochtenduren. Topdrukte voor de telefonistes, die in het verleden werden gehinderd door zaken als falende nummerherkenning, automatisch verbroken verbindingen, disfunctionele wachtrijen en onduidelijkheid over aanwezigheid van medewerkers. Het vergde van de receptionistes, kortom, een schat aan geduld en organisatietalent om alles elke dag op zijn pootjes terecht te laten komen.

Skype for Business maakt ons werk makkelijker

“De overstap op Skype for Business maakt ons werk veel gemakkelijker”, zegt Karin. Dat is Annette roerend met haar eens: “Zo kunnen we nu zelf heel snel en simpel extra mankracht inschakelen als het hier topdrukte is. Ook beschikken wij over vele nieuwe functionaliteiten, zoals nummerherkenning en wachtlijstbeheer. Ook hoeven wij veel minder handelingen te verrichten en zijn wij dankzij onze nieuwe headsets niet meer gebonden aan onze werkplek. Dit alles maakt het ons werk aanzienlijk gemakkelijker en leuker.”